Тайм-менеджмент: идеальная программа для планирования

Тайм-менеджментом называют технологию управления самым ценным человеческим ресурсом – временем. Навыки распределения времени требуются не только бизнесменам, крупным компаниям и стартапам.

Начинать изучение технологий тайм-менеджмента необходимо старшеклассникам, абитуриентам и студентам – всем, кому требуется выполнить множество задач в сжатые сроки, распределить нагрузку, избежать переутомления, выполнить все дела и оставить достаточно времени на отдых.

Тайм-менеджмент: как все успевать

В рамках технологии тайм-менеджмента существует множество приемов, позволяющих планировать свое время, распределять задачи так, чтобы работать максимально эффективно и успевать как можно больше.

Рассмотрим несколько самых популярных приемов.

Планирование

Необходимо определиться со своими целями в долгосрочной перспективе, затем составить подробные планы на месяц, неделю и день.

Так вы будете понимать, какой объем работы вас ждет, что следует сделать для достижения цели.

К примеру, ваша цель – поступить в престижный университет, успешно сдать экзамены.

Чтобы спланировать свое время, узнайте список тем для подготовки к экзамену и добавьте в план задач следующие:

• выбор источников информации;
  
  

  Планирование — это основа тайм-менеджмента

• поиск ответов на вопросы экзамена;
• чтение и первичная проработка выбранного материала;
• составление краткого конспекта;
• запоминание информации;
• повторение.

Затем определите, в какое время и с какой периодичностью вы будете выполнять эти задачи.

К примеру, в начале месяца искать ответы на вопросы, в течение месяца каждый день их прорабатывать и учить, раз в неделю повторять весь пройденный материал и так далее.

Таким образом вы будете четко представлять себе объем работы и сразу приступать к делу, не раздумывая.

Расставление приоритетов

Суть метода в том, чтобы не просто составить список задач на день, но и расставить приоритеты с использованием матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочно и важно. Сделать в первую очередь.
2. Не срочно и важно. Сделать, если появится возможность.
3. Срочно, но не важно. Делегировать, если это возможно.
4. Не срочно и не важно. Отложить или отказаться от выполнения.

Можно писать перечень задач и использовать для каждого уровня важности обозначения цветом, присваивать порядковые номера, буквы, любое удобное обозначение.

Ошибки, мешающие правильно использовать время

Главная ошибка людей, желающих успеть все, – игнорирование собственной усталости и потребности в отдыхе.

Правильный отдых не менее важен, чем работа и выполнение поставленных задач, его так же нужно планировать и стараться по максимуму получить пользу для организма от своего свободного времени.

Отсутствие перерывов во время работы

Чтобы хорошо работать, нужно хорошо отдыхать

Чем дольше вы работаете над одной задачей, тем ниже становится внимательность и способность концентрироваться.

Вы начинаете отвлекаться, мысли разбегаются, качество работы снижается.

В итоге много времени тратится на отвлеченные мысли, попытки собраться с духом и закончить наконец выполнение наскучившей задачи.

Перерывы очень важны. Попробуйте работать с разной частотой перерывов и выберите самую комфортную.

Первый вариант системы работы — техника Помодоро. 25 минут работы, 5 минут перерыва, после четырех таких циклов – перерыв 30 минут.

Второй вариант – 45 минут работы, 15 минут перерыва. Помните, что тут вы ничем не ограничены: кому-то нужно полчаса работы и 10 минут.

Пробуйте разные схемы и выбирайте. Чтобы не коситься на часы в ожидании, установите будильник, таймер или напоминания на смартфоне.

Отсутствие смены деятельности во время перерыва и выходного

Начнем с наглядных примеров: вы читаете или выполняете задания за компьютером, а во время перерыва переключаетесь на социальные сети или любимую игру. Читаете учебник, а перерыв посвящаете интересной художественной книжке. И устаете еще больше вместо того, чтобы отдохнуть.

Ошибка заключается в том, что перерыв требует смены деятельности. Если вы сидите за письменным столом и учитесь или работаете, нужно переключиться на другой вид деятельности.

Встать и пройтись по комнате, перекусить, погулять с собакой, подышать свежим воздухом, сделать зарядку, навести порядок на столе, полежать и послушать музыку. Главное – переключиться на что-то совсем другое, с умственной деятельности на физическую и наоборот.

Тогда вы отвлечетесь, отдохнете и сможете продолжить работу с новыми силами и свежей головой. Это касается не только перерывов, но и выходных.

Проводить и будни, и выходные за книжками и компьютером не очень полезно и неэффективно.

Выберите хобби, связанное с активностью или просто запланируйте прогулки, встречи с друзьями, активный отдых с родными. Это поможет расслабиться и набраться сил для рабочей недели.

Составляем список дел и следуем ему

Главное правило тайм-менеджмента гласит: «все успеть невозможно», поэтому основная задача организации времени – правильно выбрать задачи, изначально составить такой список дел, который можно выполнить в поставленные сроки и без ущерба для своей продуктивности.

Составляя список дел, нужно трезво оценивать свои силы

Основные правила, которым нужно следовать при составлении списка дел на день:

1. Планировать на день только то, что нужно выполнить сегодня. Не записывать несрочные и неважные задачи. Для них выделите отдельную страничку и выполняйте, как только появится свободная минута, но не в ущерб основному плану.
2. Четко следовать составленному плану, не отвлекаясь на то, что в него не входит. На непредвиденные срочные задачи нужно закладывать около 20% времени. Все остальное время посвящать выполнению намеченного плана.
3. Не просто составлять список дел, а оценивать задачи по продолжительности.

Если вы составите нереалистичный план на 12 часов работы и попытаетесь его выполнить за 6, у вас ничего не получится, вы разочаруетесь и в себе, и в тайм-менеджменте. Трезво оценивайте свои силы и рассчитывайте время на каждую задачу.

Программы и приложения для планирования времени

Сегодня на смену ежедневникам пришли приложения и программы

Для составления планов можно использовать и обычные ежедневники, и приложения для телефона и программы для ПК.

Главное, чтобы вам было удобно в любое время просмотреть свой план, при необходимости корректировать его.

Бумажный носитель отлично подойдет для тех, кто при использовании смартфона или компьютера отвлекается на социальные сети и мессенджеры, теряя драгоценное время.

Но он не напомнит вам о встрече или невыполненном задании, и если потеряется, то без возможности восстановления. Приложения и программы позволяют сохранять информацию в облачном хранилище и получать доступ к ней с разных устройств.

Evernote

Популярное кроссплатформенное приложение для организации работы и хранения различной информации (текстовой, визуальной, аудио) в облаке. В нем можно составлять списки, собирать данные для работы, ставить напоминания, сохранять статьи для прочтения, делиться с другими пользователями.

Colornote

Приложение для смартфона, основное предназначение которого – составление списков и текстовых заметок. Также позволяет создавать напоминания (однократные или на целый день) и разноцветные виджеты со списками дел или текстами, похожие на самоклеящиеся стикеры.

Это удобно, поскольку ваш список дел всегда перед глазами. Также позволяет хранить данные на облаке.

Remember The Milk

Очень удобный структурированный список дел, позволяющий сортировать задачи по приоритетности, датам, тегам. Отправляет напоминания о делах на электронную почту и в Твиттер, позволяет настраивать оповещения и напоминания. Можно связать с Gmail, Google Calendar, Twitter и Evernote.

RescueTime

Программа следит за тем, что вы делаете за компьютером, и позволяет проанализировать, сколько времени вы тратите на работу, а сколько — впустую. Поможет тем, у кого проблемы с самодисциплиной, и любителям прокрастинации. Доступна как для ПК, так и для смартфонов.

Знание тайм-менеджмента – это залог эффективной работы и правильного планирования времени. Программы для тайм-менеджмента облегчают процесс планирования и помогают работать продуктивнее.

В этом видео вы узнаете, как начать управлять своим временем: