Метод GTD — эффективное планирование и выполнение заданий

Важная встреча с работодателем, написание дипломной, телефонный звонок родителям, занятия по английскому, подготовка к экзамену, тренировка и десятки других заданий. Стандартная человеческая память имеет ограниченный объем. Попытка запомнить все важные даты, события, планы, задачи — даже со способностями выше среднего — может закончиться, например, неявкой на важную встречу. Как избежать этой ситуации? К счастью, сегодня разработано много методов, которые помогают эффективно управлять временем и правильно организовать его на работе или в личной жизни. Одним из таких приемов является метод GTD, изобретенный Дэвидом Алленом, американским специалистом по продуктивности.

В чем заключается метод GTD

Метод GTD (Getting Things Done), известный как «Метод доведения дела до завершения», основан на нескольких важных правилах. Его главная цель — улучшить качество жизни за счет организации и планирования повседневных дел, а также сосредоточения внимания на тех задачах, которые требуют реальных действий. Планирование жизни в соответствии с принципами, разработанными Алленом, обязательно приведет к успеху, как в профессиональной, так и в личной сфере.

В чем секрет этого «успеха»? Автор методики определяет его, как достижение намеченных целей и решение текущих дел (выполнение задач) без чрезмерной нагрузки на память и внимание (ваши ресурсы могут быть использованы для других занятий).

Использование рекомендаций метода GTD также является гарантией повышения продуктивности человека и дает ему возможность выбрать правильные методы действий в зависимости от состояния задач, ожидающих выполнения.

По словам Аллена, очень важными элементами метода являются контроль и перспектива. Отслеживание подробного процесса GTD помогает держать все действия под контролем, а перспектива гарантирует, что ваши текущие задачи будут рассмотрены и организованы на шести уровнях:

• текущие задачи,
• текущие проекты,
• зоны ответственности,
• годовые цели,
• 5-летнее видение,
• жизненные перспективы.

5 шагов в процессе GTD

Аллен разделил процесс тайм-менеджмента на 5 шагов, благодаря которым можно добиться указанного ранее успеха. Он выделил такие этапы:

• сбор информации;
• анализ (обработка);
• организация;
• рассмотрение;
• выполнение.

Первый этап — сбор информации — собирает все обязательства, заметки, планы и идеи в одном месте, которое автор назвал «корзиной». Его роль может выполнять, например, полка для документов, блокнот, папка на диске компьютера, любое приложение для заметок на смартфоне (или специально разработанное приложение — да, такие уже есть!). Выбор подходящей корзины зависит от предпочтений и привычек конкретного человека. На этом этапе важно переместить все из головы в определенное место, что одновременно позволяет освободить себя мысленно.

Сбор можно считать завершенным, если вы чувствуете, что созданная корзина завершена. Но это не означает, что однажды созданная папка остается неизменной навсегда. Напротив. Важно его регулярно пополнять и очищать, что достигается следующим этапом — анализом.

Это очень важный и ответственный шаг к систематическому и успешному управлению своим временем . Он состоит из регулярной (например, ежедневно или каждые два дня) проверки корзины, просмотра ее содержимого и постановкой вопроса: требует ли проблема немедленной реакции? Если ответ положительный, очень важно предпринять соответствующие шаги в соответствии с предположениями:

• немедленное выполнение задачи (если это займет не более 2 минут),
• делегирование выполнения другому человеку,
• отсрочка — к календарю (если он строго определен по времени), или в список следующих задач (чтобы это было сделано как можно быстрее).

В случае отрицательного ответа на вопрос, возможные действия включают перемещение задачи в архив, перемещение в список «возможно / в будущем» или просто удаление из списка.

Рекомендуется начинать анализ с начала корзины (т. е. с самых старых задач) и одновременно заниматься только одним заданием. Важное предположение касается и запрета класть в корзину уже вынутые из нее вещи.

Следующий этап — наведение порядка, которое должно служить правильной организации работы. Он состоит в группировке задач в общие контексты (например, электронная почта, встречи, телефонные звонки) и организации проектов.

Следующая задача — наименьшая «фракция» работы, которую нужно выполнить немедленно. Что немаловажно, здесь нет промежуточных этапов. 

Проект — состоит из нескольких отдельных задач. Важно, чтобы перед каждым из них была поставлена ​​другая задача.

Аллен также выделяет так называемые специальные списки дел, то есть «незавершенные задачи» (делегированные другому лицу) и упомянутые выше «возможно / в будущем» (задачи и проекты, по которым в настоящее время не принято никаких обязательств).

Такие подготовленные списки необходимо регулярно анализировать с точки зрения реализации проектов и задач — в соответствии с рекомендациями автора, лучше всего делать это каждый день. Кроме того, рекомендуется не реже одного раза в неделю проводить обзор полного списка, включая обработку элементов корзины и проверку всех задач и проектов.

Заключительный шаг к достижению успеха — внедрение, в ходе которого человек, использующий метод GTD, может начать эффективно выполнять запланированные задания. Аллен выделяет три типа действий на этом этапе:

• выполнение плановых работ,
• выполнение неожиданно появившейся работы,
• планирование дальнейшей работы.

Важно! При выборе того, какие из запланированных задач необходимо выполнить в данный момент, следует руководствоваться четырьмя критериями: контекст, в котором мы находимся сейчас; наличие времени; доступная энергия и приоритеты.

Эффективность модели GTD

На первый взгляд описанная модель может показаться немного сложной. Это может создать впечатление, что вместо того, чтобы помочь, она полностью нарушит нашу систему работы. В начале реализации метода GTD, весь процесс, безусловно, потребует значительных усилий. Однако большая популярность модели свидетельствует о высокой эффективности — многим удается научиться такому планированию. Таким образом, они могут достичь успеха на каждом жизненном этапе. 

Как использовать метод GTD (Getting Things Done) на практике вы узнаете из видео.