Тренинги и упражнения тайм-менеджмента для экономии времени

Каждый сталкивался с проблемой нехватки времени. Это нормально, но такая ситуация иногда влияет на здоровье, отражается в недосыпах и переедании. Для того, чтобы научиться контролировать активность, психологи разработали тренинги и упражнения тайм-менеджмента. Можно научиться экономить время, а также делать его более продуктивным.

Что такое тайм-менеджмент?

Это действия человека, направленные на контроль,  правильное распределение своей деятельности с целью успевать больше и отдыхать как можно больше. В Древнем мире и Средневековье никакого тайм-менеджмента, конечно, не было. Однако в Древнем мире люди впервые начали пытаться контролировать хронотоп. Ещё около 2000 лет назад римский мыслитель Сенека предложил разделять всё потраченное время на хорошее, бесполезное и плохое; постоянно записывать количество проведённого за каким-либо делом времени; по окончании конкретного временного периода оценивать его с точки зрения полезности и продуктивности.

В 15 веке итальянский учёный Альберти сказал, что успешным будет тот, кто умеет управлять своей активностью. Для этого нужно каждое утро составлять список дел, а также систематизировать все дела по убывающей, то есть сначала следует сделать самые сложные или важные дела, а уже потом перейти к простым.

Тайм-менеджмент начал развиваться после появления промышленности. К этому привела необходимость управлять работой тысячи людей, чтобы всё было слаженно. Тогда появились первые графики, расписания работы и распределение работников по сменам.

Великий американский политический деятель Бенджамин Франклин столкнулся с постоянной нехваткой часов, так как график у него был слишком загруженным. Он начал вести дневник, где составлял планы на неделю. Один лист был разделён на семь столбцов, где он записывал свои дела. Франклин выполнял 13 добродетелей, которые хотел развить в себе. После пробуждения Бенджамин два часа отводил на планирование дня, далее он работал по три часа с перерывами на отдых и перекус. Вечер был посвящён анализу проделанной работы, а также оценке продуктивности дня. В это же время Бенджамин отдыхал.

Понятие возникло только в 1970-е годы. Тогда же начали появляться первые тренинги по распределению и контролю режима работы. Люди начали покупать и вести ежедневники. Особенно это нужно было сотрудникам крупнейших авиакомпаний, так как распределять активность в перерывах между международными перелётами очень сложно.

Сейчас есть много  тренингов, методик, обучающих людей управлению временем. Темп жизни постоянно растёт, поэтому люди нуждаются в нём. Появляются новые книги, разрабатываются упражнения — всё это делается для продуктивности работы  за счёт разграничения времени.

Как управлять активностью, чему учит система тайм-менеджмента?

Сейчас главной ценностью любого человека является время, ведь всё зависит только от него. Методики помогут справиться с дедлайнами и научат делать всё вовремя так, чтобы оставалось достаточно часов на отдых и общение. Повысить продуктивность своей работы при помощи тренингов и упражнений можно на 200%. Главной задачей считается правило: тратить меньше сил, делать лучше, больше отдыхать.

Экономист Вильфредо Парето вывел правило, согласно которому, 80% усилий принесут лишь 20% пользы, а 20% усилий приведут к достижению 80% результата.

Управлять временем можно при помощи:

• Анализа расхода времени. Если какое-то занятие занимает слишком много времени, то нужно отказаться от него, а если это невозможно, то лучше разделять его на несколько маленьких задач.
• Грамотной постановке целей и планирования. Прежде всего нужно понять, какой цели хочется достичь в результате, уже тогда можно говорить о том, как его достичь.
• Самоорганизации. Важно иметь силу воли, чтобы не отвлекаться на всякие раздражители, вроде социальных сетей. Лучше всего на время выполнения работы убрать телефон подальше и отключить на нём уведомления, чтобы соблазн взять его был меньше.
• Перенаправления задач. Не обязательно всё делать самостоятельно, часть работы можно доверить проверенному товарищу.
• Составления планов. В начале каждого дня или недели нужно составлять список задач, который нужно выполнить за определённый временной промежуток. Вычёркивать из списка уже выполненные дела очень приятно.
• Анализа деятельности. Постоянно нужно анализировать свою деятельность, чтобы понять, действительно ли она приносит пользу, не требует ли расхода энергии и сил.
• Расстановки приоритетов. Важно отказаться от совершенно ненужных дел, чтобы заниматься только тем, что принесёт пользу, процветание в будущем. Не стоит включать в этот список хобби, так как у каждого человека должно быть какое-нибудь дело для души.
• Удаления лишнего. Если что-то мешает сконцентрироваться на поставленной задаче, то этот раздражитель нужно удалить из повседневной жизни хотя бы на время.

Успех в жизни, карьере зависит от этих факторов. При этом важно ещё уметь находить контакт с людьми, постоянно повышать свою профессиональную квалификацию, а также заниматься духовным развитием.

Упражнения для развития навыков планирования

Существует много упражнений для вечно занятых людей. Это не столь упражнения, сколько советы по продуктивному и распределению активности.

Нужно изменить своё мышление. Следует думать о себе, как об обязательном и пунктуальном человеке, которой всё всегда выполняет в срок, а также никогда не опаздывает. Надо действовать так, как будто методики уже являются чем-то привычным. Стоит взять пример со своих коллег или знакомых, которые уже в овладели этими техниками. Нужно всё время думать, что от настоящих действий зависит будущий успех, тогда дело пойдёт на лад.

От постановки целей зависит многое. Лучше всего выбрать для себя 10 важных целей для данного временного периода. Остальные замыслы стоит забыть, но только на время. Тогда не придётся распыляться на всё и сразу. Время будет уходить только на достижение необходимых на данный момент целей.

Уже выполненная задача, пускай маленькая, заставляет человека чувствовать радость, облегчение, прилив энергии. Этим состоянием нужно пользоваться, чтобы приняться за выполнение следующего дела. После выполнения нескольких серьёзных дел у человека повышается самооценка, появляется желание работать, делать новые свершения дальше. Если доводить все дела до конца, то можно заметить, как жизнь меняется в лучшую сторону. У человека может появиться зависимость от чувства выполненного долга, тогда он будет с радостью приниматься за новые дела, пусть даже самые сложные.

Иногда работодатели требуют от своих работников многозадачности, не понимая, что это только снижает продуктивность работы. Человеку приходится выполнять несколько задач, в результате он не совершенствуется ни в одной из них, при этом его работа становится менее качественной и результативной. Внимание постоянно будет отвлекаться, поэтому каждый раз придётся начинать с последней мысли.

Самый главный инструмент — список дел. Его нужно составлять на день или неделю вперёд, в зависимости от объёма задач, а также сложности их выполнения. Тем, кто ведёт списки, удаётся выполнять на 30% больше дел.

Важным элементом является удаление ненужных и бесполезных инвестиций, то есть нужно избавиться от дел, которые не приносят никакой пользы и удовольствия. Также не стоит забывать о здоровье поэтому нужно отдыхать, даже если приходится работать на супер-престижной работе.

Теория и практика тайм-менеджмента

Для любого упражнения по тайм-менеджменту нужны теоретические знания, как в любом другом деле. Нельзя впадать в зависимость от чувства эйфории после выполнения работы, так как можно стать зависимым от самой работы. Нужно оставлять время для отдыха, личного пространства. Иногда даже полезно попрокрастинировать так как после этого можно вернуться к работе полным энергии, сил, а также новых замыслов.

Остальные же советы касаются планирования времени, так как именно это является основой тайм-менеджмента. Есть известная притча, которая поможет научиться планированию времени.

Преподаватель на лекции наполнил банку большими камнями и спросил студентов, полна ли банка. Получив утвердительный ответ, он насыпал в банку мелкие камушки, которые заполнили пустое пространство, тогда студенты сказали, что банка заполнена, преподаватель засыпал в банку песок, показав, что только теперь банка заполнена. Большие камни — это самое важное в жизни человека — семья дети. Маленькие камушки — это работа, карьерный рост, а песок — это малозначимые дела, на которые люди тратят время. Суть в том, что каждый из этих трёх элементов должен присутствовать в жизни человека, тогда она будет наполнена, но не стоит тратить много времени на песок, обделяя внимание большие камни.

Эффективные упражнения

Есть ещё немало эффективных упражнений, помимо указанных, на них следует подробно остановиться.

Выявление пожирателей времени

Хронофаги — пожиратели времени. Они могут быть как людьми, так предметами. Отличить поглотитель от действительно полезного дела не всегда легко, но есть несколько признаков, которые сигнализируют о том, что в жизни человека завелись хронофаги. Иногда хронофагами являются сами действия человека:

• Нежелание распределять деятельность и планировать свои дела;
• Отсутствие чувства хронотопа, при этом человек не замечает, как летит время, проведённое за бесполезным занятием, а потом ему приходится делать важные дела в спешке;
• Привычка делать несколько дел одновременно приводит только к отсутствию концентрации на одном из занятий;
• Отсутствие умения отказываться от бесполезных вещей, а также расставлять приоритеты;
• Привычка проводить по несколько часов в день за просмотром телевизора, листанием ленты в социальных сетях, а также за игрой в компьютерные игры;
• Неумение быстро засыпать, в результате чего возникает недосып и слабость, что приводит к замедлению работы и непродуктивности;
• Отсутствие мотивации к работе, для борьбы с этой проблемой можно почитать истории успеха знаменитых людей или посмотреть жизнеутверждающий и мотивирующий фильм;
• Общение с людьми в социальных сетях и на форумах, где обсуждаются чужие проблемы;
• Привычка откладывать важные дела на конец рабочего дня, в результате чего всё приходится выполнять в спешке.

Упражнение «Ботинок»

Наверное, каждый замечал, что проблемы и переживания делают работу менее продуктивной. Стоит представить, что будет, если в ботинок попадёт маленький камушек. Сначала он будет чувствоваться, но о нём можно забыть, ведь он не мешает. На следующий день этот камушек уже начнёт причинять боль. Если его извлечь из ботинка, то на ноге всё равно уже останется ранка, которую нужно будет лечить некоторое время.

Теперь уже дискомфорт будет доставлять эта самая ранка. Суть этого упражнения в осознании того факта, что все проблемы нужно решать своевременно. Если не решить проблему сразу, то она будет лежать камнем на душе и заставлять человека всё время чувствовать переживания, это помешает концентрации на работе, а также человек не почувствует радости от выполненного дела.

Упражнение «Матрица Эйзенхауэра»

Это упражнение является ключевым. Суть упражнения заключается в разделении всех дел на четыре группы. Первая группа — срочные и важные дела. К таким задачам относят поход к врачу, сдачу отчёта на работе или починку водопровода. От таких дел не нужно отказываться. Важно их выполнять. Часть дел можно делегировать на ответственного человека, тогда справиться со всем будет гораздо проще.

Вторая группа — не срочные, но важные. Такие задания, как правило, направлены на практически полезный результат, поэтому к их выполнению нужно подходить с особой осторожностью. Важно помнить, что нельзя допускать перехода этих дел в категорию «срочные и важные».

Третья группа — срочные, но не важные. Такие задачи нужно выполнять как можно быстрее, чтобы избавиться от них и больше уже не возвращаться к ним, так как такие дела зачастую становятся пожирателями времени, кроме того, их выполнение может заставить человека чувствовать волнение и стресс.

Последняя группа — не важные и не срочные дела. От таких дел нужно избавляться, так как они не только не приносят пользу, но ещё и пожирают ценнное время, потраченное на их выполнение.

Упражнение «Чувство времени»

Данное упражнение — групповое, направлено на проверку того, как человек ощущает течение хронотопа, и совпадают ли его ощущения с реальным времяистечением. Упражнение выполняется пять минут. Все участники должны сесть в круг и закрыть глаза. Они должны открыть глаза только тогда, когда почувствуют, что прошла минута, при этом нельзя считать секунды. Нужно сидеть молча, пока остальные участники не откроют глаза. В конце тренер сообщает результаты участникам, а после все участники могут поделиться собственными впечатлениями.

Лучшие техники для работающих

Занятым людям тоже стоит помнить о техниках. Первое упражнение — техника помидора. Сначала нужно выбрать занятие. Далее ставится таймер на 25 минут. Всё это время нужно безостановочно работать. После того, как пройдут 25 минут, нужно сделать перерыв на 5 минут. Данное упражнение нужно повторить ещё три раза, после четвёртого сеанса работы нужно сделать перерыв в 30 минут, иначе дальнейшая работа будет непродуктивной.

Следующие упражнение называется «Съесть лягушку». Это самая неприятная активность. Её нужно сделать прежде всех остальных, чтобы забыть. Тогда выполнение остальной работы будет даваться легче.

Метод салями подразумевает разделение больших задач. Как можно незаметно за один вечер съесть целую палку колбасы? Для этого её нужно разрезать на кусочки, а потом брать по одному, так быстро закончится вся колбаса, так же и с делами. Нужно просто разделить сложные задачи на маленькие, тогда работа над ними пройдёт очень быстро.

Все люди делятся на жаворонков и сов, поэтому при планировании работы следует учесть биологические ритмы. Жаворонки могут выполнять большую часть работы утром, всё остальное время они тратят на отдых и общение с другими людьми. У сов же мозговая деятельность активна в вечернее время, поэтому им не стоит нагружать себя важными заданиями в раннее время, лучше это время потратить на здоровый сон и отдых.

Последняя техника отвечает за  контроль за этапностью, то есть нужно проконтролировать, чтобы сначала было завершено одно занятие, а уже потом начато другое. Если переключаться с одного дела на другое, то ни одно из этих занятий не принесёт пользы.

Секреты тайм-менеджмента в следующем видео: