Внутренние документы предприятия — распоряжения, приказы, решения

В деятельности любой фирмы или учреждения одним из основных вопросов является формирование организационного единства, структуры, слаженной работы. Для этого важно правильно распределить права, обязанности и ответственность среди подразделений и отдельных сотрудников. Это делается на основе внутренних документов компании: распоряжений, приказов и решений.

Распорядительные внутренние документы

Работа фирмы определяется различными нормативными документами. Часть из них регламентируют отношениям компании с государством, контрагентами, партнёрами. В этих случаях правила осуществления деятельности устанавливаются принятыми государством законодательными актами или подписанными договорами.

Основой деятельности предприятия могут считаться следующие документы:

  1. Внутренние распорядительные, к числу которых относятся приказы, распоряжения и решения.
  2. Организационные, например, штатное расписание или должностные инструкции.

Кроме этого, в работе активно используются внутренняя информационная документация, примерами которой являются письма или служебные записки.

Приказ

Обычно он издаётся руководителем компании. Однако, если речь идёт об отдельном структурном подразделении, то приказ может быть оформлен его руководителем.

Приказ

Коллегиальное решение

Его издание возможно в том случае, если власть в организации принадлежит единоличному руководителю. Когда она осуществляется коллегиальным органом, то результатом его деятельности является принятие решения.

Существует две основных разновидности приказов:

  1. Относящиеся к основной деятельности фирмы. Сюда входят решения руководителя в производственной сфере, по вопросам осуществления ценообразования, реализации продукции, планирования.

    Могут быть изданы приказы, утверждающие различные организационные моменты фирмы (например, регламенты, положения и инструкции).

  2. Регламентирующие вопросы, связанные с личным составом предприятия.

 

Как правило, они документально подтверждают приём на работу, дисциплинарные меры, поощрения, премирование и другие действия такого рода.

Приказ оформляют на специальном фирменном бланке. В нём указываются наименование фирмы и её реквизиты, а также название вышестоящего органа и место оформления документа.

При составлении приказа, относящегося к основной сфере деятельности компании, нужно учитывать следующее:

  • Он должен состоять из констатирующей и распорядительной частей.
  • Документ может быть инициативного характера или для выполнения указаний органа власти или вышестоящей организации. Эти приказы отличаются по своему содержанию.
  • В инициативном документе в первой части указывают цели и задачи, для обязательного исполнения, а также контрольные сроки. Если основанием является приказ вышестоящей организации, то необходимо указать его реквизиты.
Читайте также:  Как перестать сидеть в Интернете: основные рекомендации

Распорядительная часть оформляется следующим образом.

Приказ

Создание и оформление приказа

Она начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Его печатают с новой строки прописными буквами. Текст, как правило, делится на пронумерованные пункты. Каждый из них предусматривает отдельные действия, которые необходимо исполнить. Для контроля, назначают ответственных за исполнение лиц. Эту функцию может выполнять сотрудник или определённое подразделение.

При описании действий, обязательных для выполнения, используется неопределённая форма глагола.

В обязательном порядке указывается срок исполнения каждого пункта. Это можно сделать в списке или в отдельном абзаце по отношению ко всему перечню.

Принято согласовывать этот документ с теми подразделениями, к которым он относится. Важно, чтобы он был составлен грамотно с юридической точки зрения, в полном соответствии законодательству и внутренним нормативным актам предприятия.

Распоряжение

Если организацией руководит коллегиальный орган, то он принимает важнейшие решения. В процессе работы часто возникает необходимость выполнять оперативное управление. Для таких случаев предусмотрено распоряжение — внутренний документ, который подписывается главой коллегиального органа. Распоряжения относятся к текущим документам, которые регулируют ежедневную деятельность предприятия.

Использовать такую форму издания регламентирующих документов могут руководитель предприятия и его заместители в пределах установленной для них компетенции.

Сфера действий распоряжения — это оперативно-хозяйственная деятельность предприятия или организации. Как правило, они относятся к конкретным вопросам и имеют ограниченный срок действия.

При оформлении документа используется формулировка «обязываю» или «предлагаю». Часто этот документ не содержит констатирующей части, а включает в себя только распорядительную.

Указания, содержащиеся в распоряжениях являются обязательными для выполнения.

Использование распоряжений принято регламентировать следующим образом.

Оформление распоряжения

Распоряжение должно заверяться печатью

Если речь идёт о руководителе небольшой фирмы, то в таком случае только он один имеет право давать указания. Обычно он издаёт приказы для решения вопросов, которые относятся к основной деятельности предприятия. Распоряжения относятся к вопросам оперативно-хозяйственной или информационно-методической сферы.

Читайте также:  Тайм-менеджмент: идеальная программа для планирования

Для фирм средней или большой величины разделение происходит по другому принципу. В такой ситуации автором приказов является директор. Они относятся к деятельности всей компании. Его заместители издают только распоряжения, которые относятся к их сфере компетенции.

При издании приказов или распоряжений имеют место следующие этапы:

  1. Инициирование документа. Для этого соответствующий руководитель в пределах своей компетенции выражает намерение подготовить соответствующий документ.
  2. Подготовка и обоснование указаний. Для этого необходимо провести сбор и изучение относящейся к ним информации.
  3. Подготовка проекта приказа или решения.
  4. Согласование документа с заинтересованными сторонами. Поскольку в одних случаях необходимо их разрешение, а в других требуется, чтобы они помогли уточнить приказ или распоряжение в соответствии со своими знаниями и компетенцией.
  5. Доработка в связи с полученной дополнительной информацией.
  6. Готовый документ подаётся на подпись руководителю.
  7. Регистрация издаваемого приказа или распоряжения.
  8. Заключительный этап подготовки — доведение содержания документа до исполнителей. Обычно это делается под подпись.

После прохождения всех рассмотренных этапов приказ или распоряжение приобретает юридическую силу и становится обязательным для исполнения.

Решение

Если организацией, учреждением или фирмой руководит коллегиальный орган, то его указания оформляются посредством решений. 

Можно выделить два их основных типа:

  • для обеспечения руководства кампанией;
  • решения органов власти или вышестоящих организаций.

Обычно их оформляют на специально подготовленных бланках. На них указывают:

  • название юридического лица;
  • вид документа (в данном случае речь идёт о решении);
  • место, где происходило оформление;
  • предусмотрены графы для указания индекса и даты оформления решения.
Внутренние документы

Оформление внутренних документов

Текст этого документа должен состоять из двух частей. Первая из них является констатирующей. В ней указывают причины издания документа и задачи, которые он должен решать. Если решение принято для обеспечения исполнения других документов, то нужно указать их названия и другие реквизиты.

Читайте также:  Как перестать сидеть в Интернете: основные рекомендации

При заполнении распорядительной части первым нужно указать название органа, который принимал это решение. Затем пишут «РЕШИЛ» прописными буквами.

Обычно указания формулируются в виде нескольких пронумерованных пунктов. При этом указывают исполнителя и лицо, которое будет отвечать за исполнение указаний.

Документ становится обязательным для исполнения при условии подписания председателем и секретарём.

В некоторых случаях заинтересованных лиц знакомят с решением под роспись.

Секретарь проставляет дату и номер документа.

Регистрация и организация движения внутренних документов

Принятые коллегиально решения должны быть отражены в протоколе, на основании которого оформляется решение. Его подписывает председатель коллегиального органа. Регистрация проводится секретарём, который указывает реквизиты документа. Номер должен выражать связь с протоколом, на основании которого он был принят. Дата обязана соответствовать той, когда прошло заседание, на котором приняли решение.

Контроль исполнения и подшивка в соответствующие дела осуществляется секретарём.

При издании приказов или распоряжений, относящихся к хозяйственной жизни предприятия, то их регистрирует служба ДОУ (документального обеспечения управления). Она также обеспечивает контроль за исполнением документов. Если речь идёт о приказах, относящихся к работе персонала, то их регистрирует и хранит отдел кадров.

Как, сколько времени и где хранить внутренние документы

Внутренние документы

Регистрация и хранение

Срок хранения распорядительных документов по основной деятельности компании регламентирован на законодательном уровне. Для каждого вида он разный. Все они должны быть подшиты в дела и находиться в службе ДОУ. Если речь идёт о кадровых приказах, то в этом случае необходимо обеспечить сохранность на протяжении 75 лет. С ними работает отдел кадров предприятия. В тех случаях, когда в уведомительных целях, в подразделения отправляют копии распорядительных документов, то их хранят не менее одного года или дольше, если есть такая необходимость.

 

Создание, распостранение и хранение распорядительных документов — важная часть работы организации. Она должна выполняться в соответствии с установленными правилами и регламентом.

Какие еще есть документы управления вы узнаете из видео

 

 

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наши соц. сети
Рубрики

© 2019 Выучить Work · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Все для студентов и учащихся.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: