Как сделать диаграмму в презентации: инструкция и полезные советы

Программа PowerPoint – инструмент из пакета программ MS Office для создания презентаций, который используют для визуализации результатов исследований, работы, обучения.

В программе есть разные функции для представления информации: возможность вставить видео или аудиофайл, построить график, таблицу, диаграмму.

Диаграмма – это числовые данные, которые визуализированы в графическом оформлении. Ее используют для упрощения передачи разной числовой и статистической информации.

Классификация диаграмм

В PowerPoint есть разные визуальные варианты исполнения диаграммы

В PowerPoint есть несколько вариантов диаграмм. Они по-разному визуализируют цифровую информацию:

• гистограмма – способ организации цифровых данных в столбиках. Ее используют для того, чтобы сравнить разные показатели, оценить динамику. В этой диаграмме можно выбрать столбики разной формы: конусные, цилиндрические, пирамидные;
• график – вид диаграммы, который позволяет оценить динамику по нескольким показателям одновременно. Это две оси, по которым выстраиваются точки. Программа имеет несколько видов графиков, отличаются они только визуальным оформлением: точечные, линейные. Используют их для презентации, сравнения данных по разным критериям и рядам;
• круговая диаграмма разделяет информацию на секторы круга. Ее выбирают для визуализации объема числовой информации. Размер каждого элемента круга отображается в соотношении к сумме других элементов. Ее можно использовать для презентации одного ряда данных, если все цифровые значения выше нуля. Она представляет максимум 7 категорий информации;
• линейчатая похожа на гистограмму, но столбики в ней представлены на двух осях параллельно нижней. Можно выбрать объемные и плоские столбики, треугольные, цилиндрические и конусные. Ее используют для сравнения разных блоков данных;
• с областями – усложненный вид графика. По каждому показателю фиксируется определенная область;
• точечная используется в случаях, когда не надо акцентировать внимание на сравнении и динамике, но требуется выделить расположение данных, оценить их новизну;
• биржевая удобна для оценки динамики роста показателей;
• поверхность. С ее помощью можно визуально оценить объем данных;
• кольцевую используют для того, чтобы продемонстрировать связи или их отсутствие между разными элементами информации, отношение частей к целому;
• пузырьковая диаграмма представляет информацию в объемных «шариках» и используется для оценки и сравнения цифровых или текстовых данных;
• лепестковая позволяет визуализировать связи между разными типами данных.

Каждый тип используется с определенной целью. Оценить особенности каждой диаграммы для того, чтобы выбрать оптимальный вариант, можно с помощью таблицы:

Функция изменения вида диаграммы доступна на любом этапе работы в PowerPoint.

Как сделать диаграмму в PowerPoint: пошаговая инструкция

Диаграмму можно сделать двумя способами

Существует 2 способа, как сделать диаграмму в презентации PowerPoint:

• конвертировать готовую и заполненную диаграмму из документа Excel в нужный слайд;
• создать диаграмму с помощью встроенных инструментов в программе.

В Power Point есть функции, который помогают создать диаграмму, отформатировать ее и видоизменить для оптимального отображения данных.

Чтобы создать ее в презентации, нужно:

1. В окне PowerPoint выбрать вкладку «Вставка».
2. Кликнуть кнопку «Диаграмма».
3. Выбрать нужный тип диаграммы. Варианты представлены в левом столбце, в основном окне выбора можно выбрать подтип каждого вида диаграммы.
4. Программа автоматически откроет окно программы Excel. В ячейках открывшейся таблицы нужно указать информацию, которую должна отобразить диаграмма (названия столбиков/разделов и числовые значения).
5. После введения информации окно в таблице можно закрыть. В презентации данные обновятся автоматически.

Если данные были введены ошибочные или со временем изменились, их можно отредактировать. Для этого надо вызвать контекстное меню (правой кнопкой мыши кликнуть на диаграмму и выбрать «Изменить данные». Так изменяется и тип диаграммы (с помощью кнопки «Изменения диаграммы»).

Элементы диаграмм в PowerPoint

Понимание того, из каких элементов состоит диаграмма, помогает отформатировать ее в соответствии с потребностями пользователя. Она включает в себя:

• область диаграммы – место отображения информации в графическом виде;
• область построения – графические элементы: столбики, «пузырьки», «лепестки»;
• точки данных, которые нанесены на диаграмму;
• оси (горизонтальная и вертикальная);
• легенда (информация о данных, типе, названиях осей);
• названия диаграммы, отдельных точек.

Все элементы можно видоизменять, форматировать, перемещать с помощью функций во вкладках «Макет» и «Работа с диаграммами». Программа предлагает такие варианты форматирования:

• изменение отображения осей диаграммы: масштаба, интервалов между обозначениями;
• управление заголовками и названиями данных: удаление, перемещение, изменение шрифта, размера, цвета;
• управление легендой, таблицей данных. Можно изменить их местоположение или удалить;
• использование специальных параметров для каждого типа диаграммы. Например, для некоторых диаграмм можно создавать дополнительные линии, секторы, блоки.

Использование всех возможных параметров и настроек позволяет создать уникальную и интересную диаграмму, которая максимально соответствует поставленным целям презентации и особенностям аудитории, на которую она рассчитана.

Меню управления диаграммами

Программа Excel также позволяет создать диаграмму

В меню представлены функции, которые помогают управлять внешним видом диаграммы и ее наполнением. Там есть такие кнопки:

• «Изменить тип диаграммы». Эта кнопка вызывает меню выбора типа диаграммы. После выбора нового вида отображения данных вся информация подстроится под новый вид визуализации;
• «Сохранить шаблон». С помощью этой кнопки можно сохранить настройки диаграммы как шаблон и использовать в дальнейшем в других документах;
• «Выбрать данные». Эта функция открывает окно программы Excel, где в ячейках указанны числовые данные. С помощью мышки можно выделить нужный диапазон ячеей для отображения в диаграмме;
• Кнопка «Изменить данные» открывает дополнительное окно программы Excel и позволяет редактировать числовые и текстовые данные;
• «Экспресс макет» предлагает несколько готовых макетов диаграмм на выбор;
• «Экспресс стили» вызывает меню стилей, которое предлагает на выбор несколько цветовых схем и вариантов отображения диаграмм.

А чтобы попасть в меню, нужно кликнуть на диаграмму, в основном меню появится дополнительная вкладка «работа с диаграммами».

Полезные советы

Перед тем, как приступить к созданию диаграмм, нужно оценить несколько факторов. Это поможет использовать инструменты Power Point максимально эффективно и качественно отобразить нужную информацию:

• если объем представляемой информации большой, создать диаграмму лучше в программе Excel. Алгоритм создания такой же, но эта программа более приспособлена для работы с большим количеством данных. После этого готовую диаграмму можно скопировать и вставить в презентацию;
• для того, чтобы удивить слушателей и аудиторию, к диаграмме можно привязать анимацию. Во вкладке «Анимация» нужно кликнуть кнопку «Настройка анимации» и настроить эффекты для выхода и выделения для каждого элемента диаграммы;
• для создания интересной нестандартной диаграммы ее можно отформатировать уникальным стилем. Для этого нужно кликнуть на любой элемент диаграммы правой кнопкой мышки, выбрать «Формат точки данных». Там можно изменить параметры заливки, цвет и стиль границ, тень, создать дополнительные эффекты – отражение, свечение, рельеф, эффект объемного вращения;
• полученный новый стиль можно сохранить в макеты для дальнейшего использования с помощью кнопки «Сохранить шаблон» во вкладке «Работа с диаграммами» (активируется при выделении диаграммы);
• во вкладке «Макет» можно отредактировать дополнительную информацию о диаграмме: указать ее название, имена осей, настроить легенду диаграммы (блок информации об осях и блоках);
• изменить размер диаграммы можно с помощью курсора мышки: нужно навести курсор к одному из уголков прямоугольника и, зажав левую кнопку мыши, протянуть в нужную сторону для увеличения (уменьшения) размера диаграммы.

Диаграммы в презентации упрощают подачу информации, позволяют представить большие объемы данных в удобной для восприятия форме.

В этом видео вы узнаете об инфографике в презентации PowerPoint: