Как организовать онлайн-конференцию, основные этапы подготовки и проведения виртуальных встреч

Онлайн-конференция или видеоконференцсвязь — это вид встреч, который стал особенно популярным в последние месяцы. События переместились в виртуальный мир, но для их хорошей организации по-прежнему требуется много работы. Как правильно организовать онлайн-конференцию и что учитывать при выборе площадки для встреч?

Наряду с ограничениями, возникшими в результате угрозы коронавируса COVID-19 в стране и мире, встречи, независимо от масштабности, начали перемещаться в виртуальный мир. Онлайн-конференции, веб-семинары, программное обеспечение для видеоконференций, аттракционы для онлайн-мероприятий — стали одними из самых популярных поисковых запросов в Интернете. Изменения сопровождались неуверенностью — какой контент предложить будущим участникам? Как выбрать площадку для онлайн-конференции? Что нужно помнить и что нельзя упускать при организации виртуального мероприятия?

Онлайн-мероприятие — о чем, когда и для кого

Многие правила, по которым организуются онлайн-конференции, идентичны методу подготовки личной встречи. Простого выбора и бронирования онлайн-платформы недостаточно, если у вас нет конкретной цели мероприятия и метода работы.

Поэтому начать стоит с разделения задач. Назначьте человека, который будет координатором встречи, команду, отвечающую за ее техническую сторону и продвижение в СМИ.

В самом начале вы должны ответить на основной вопрос: какая тема и цель мероприятия. Обобщенно сформулированная тема позволяет пригласить на конференцию большую группу потенциально заинтересованных лиц. Однако широко обсуждаемый вопрос – это риск говорить обо всем и ни о чем конкретно. Поэтому стоит задуматься:

• для кого вы готовите онлайн-конференцию;
• какой группе может быть интересна тема встречи;
• из какого географического региона;
• через какие средства массовой информации вы можете передать информацию о виртуальной встрече.

Такой анализ очень важен также в связи с выбором спонсоров и партнеров, которым можно предложить сотрудничество. Здесь стоит учиться на опыте других. Например, сравнить программы и организацию уже завершенных онлайн-мероприятий.

При организации международных онлайн-конференций необходимо учитывать разницу в часовых поясах, чтобы предоставить возможность участвовать вживую, как можно большему количеству людей.

Начните продвигать мероприятие заблаговременно, чтобы привлечь и стимулировать участие людей из целевой группы. Для небольших встреч иногда достаточно опубликовать приглашение в профиле организатора, чтобы друзья и подписчики делились информацией дальше. Однако в большинстве случаев простого распространения приглашения недостаточно. Поэтому необходимо выделить время на разработку эффективной рекламной кампании.Внимательно проанализируйте, какие факторы могут побудить данную группу или сообщество принять участие в виртуальном мероприятии.

Как выбрать площадку для онлайн-конференции

Выбор профессиональной площадки для проведения мероприятия или онлайн-конференции аналогичен выбору места проведения. Принятие верного решения непременно поспособствует эффективной реализации проекта. Часто задают вопрос, может ли работа с онлайн-платформой быть такой же простой, как использование популярных платформ видеоконференцсвязи, таких как Zoom, Cisco Webex или Google Hangouts? Все зависит от того, что нам нужно. Программы и платформы онлайн-конференций динамично развиваются и создают все больше и больше возможностей для доставки контента получателям.

Поэтому, прежде чем вы решите выбрать конкретный, обратите внимание на следующие факторы:

1. Полностью ли адаптирована данная платформа для участия нескольких десятков, нескольких сотен или даже нескольких тысяч участников.
2. Поддерживаются ли предлагаемые функции (например, веб-сайт, панель клиентов, комната для вебинаров) только на русском или других языках. Это важно при организации онлайн-мероприятия международного масштаба.
3. Можно ли использовать платформу через веб-браузер или требуется установка программы.
4. Как на нем выполняются основные функции, такие как: показ презентаций, видео, проведение опросов, обсуждение в чате, совместное использование экрана, рисование на слайдах, совместное редактирование материалов участниками или экспорт записи встречи на Google Диск или YouTube.
5. Какое качество веб-конференций может предложить поставщик платформы? Очевидно, что HD является наиболее желательным, но в случае нестабильного соединения важно, чтобы говорящий мог снизить качество передачи для обеспечения стабильной связи.

Если вы решили организовать профессиональную онлайн-конференцию, проанализируйте предложения компаний, специализирующихся на подобных проектах. Обычно у них есть собственные студии, где готовятся встречи. Также они позаботятся о выборе наиболее полезных аксессуаров — информационных полос на экране или накладки.

Бюджет онлайн-конференции

Стоимость аренды платформы для онлайн-конференций зависит от нескольких факторов, о которых следует помнить:

• сколько человек ожидается на встрече;
• какие опции будут использоваться – базовый вариант или доступ к дополнительным инструментам в премиум-варианте;
• продолжительность мероприятия;
• краткосрочный или круглогодичный доступе к платформе.

Только ответив на вышеперечисленные вопросы, вы сможете оценить стоимость аренды платформы. Конечно, бюджет должен учитывать зарплату спикеров, расходы на продвижение, подготовку материалов (например, презентаций, видео, записей), доступных до и после мероприятия. Для удобства работы ответственных за организацию людей также стоит подумать об аренде конференц-зала.

Хотя традиционная конференц-связь и онлайн-конференция имеют общие черты, во многих отношениях это разные проекты. У них свои нюансы, которые следует учитывать при планировании деталей.

Помните, что виртуальные события требуют другого подхода ко времени. В онлайн-мире его восприятие меняется, и нужно быть готовым к тому, что отдельные действия могут быть более продолжительными. Длительное пребывание перед экраном будет утомительным как для докладчиков, так и для других участников собрания. По этой причине стоит заранее продумать, как долго продлятся модули встречи, и спланировать активные перерывы, которые предполагают физические движения.

Временной аспект запланированной встречи также важен. Программа короткой однодневной онлайн-конференции имеет свои ограничения. В один день может быть всего несколько сессий, а время общения должно быть очень ограниченным. Виртуальные переговорные комнаты могут быть созданы для коротких обсуждений, а добавление дополнительных опций к платформе может быть дорогостоящим. Во время мероприятия, запланированного на несколько дней, стоит использовать больше инструментов.

Спонсоры и партнеры

Они незаменимы при организации мероприятия. Сотрудничайте и привлекайте их на ранних этапах планирования онлайн-конференции. Подготовьте свое портфолио, в котором покажете свои предыдущие проекты: вебинары, мероприятия и онлайн-конференции.

Помните, что с переходом формулы на Интернет меняются потребности партнеров и возможности их реализации. Поэтому проинформируйте спонсоров, как они будут технически представлены на платформе, спросите об их ожиданиях и обсудите вопрос инвестиций.

Вы можете размещать их рекламу, например логотипы, на экране входа в систему и на своем собственном веб-сайте, а также на самой. Во время конференции стоит предоставить цифровой портфель с информационными материалами и спонсорскими ресурсами.

Спикеры

Виртуальные мероприятия и конференции требуют от них большей работы. Убедитесь, что они хорошо осведомлены о возможностях платформы и технически готовы к выступлению. Если есть возможность, поучаствуйте в их подготовке, убедитесь, что они репетировали до «нулевого часа».

Подготовьте докладчиков к выступлению в ситуации, когда перед ними нет публики. Рекомендуется подготовить обучающие видеоролики для них и других участников встречи.

Продвижение и анонс конференции

Наладьте сотрудничество с медиа-партнерами, работающими в вашей отрасли. Вместе со своими спонсорами создайте согласованный план действий, который поможет вам достичь оптимальной целевой группы.

Если в список специальных гостей входят известные имена — специалисты, практики или люди, связанные с индустрией развлечений, их участием стоит похвастаться. Перенаправьте интерес к ним на ваше мероприятие и платформу.

Хорошо спланируйте свои кампании в социальных сетях, поощряйте партнеров более широко делиться информацией. Акция не заканчивается с началом встречи. Отчеты с нее, с уникальными хэштегами, также могут размещать участники в СМИ. Таким образом вы создадите бренд и вам будет легче привлечь людей при организации последующих мероприятий.

Четко укажите в своей повестке дня, где проходят отдельные обсуждения, которые ведутся в прямом эфире. Действуйте эффективно — важно, чтобы контент, такой как презентации или записанные выступления, готовился вовремя на ранней стадии и эффективно предоставлялся во время встречи.

Дебаты и сессии вопросов и ответов должны проходить в режиме реального времени — роль взаимодействия с участниками трудно переоценить. Налаживайте коммуникацию между ними, а также спонсорами и экспонентами в социальных сетях и на платформе.

«До», «во время» и «после» онлайн-конференции

Онлайн-конференция не начинается с момента выхода в эфир и не заканчивается последним словом дискуссии. Подготовка к нему занимает гораздо больше времени, и доступ должен быть предоставлен также после окончания сеанса.

Виртуальная встреча может быть доступна еще несколько месяцев, что позволит продолжить общение между участниками и использование ресурсов.

Убедитесь, что получатели знают, что они могут вернуться к ней, а также принять участие в самых интересных обсуждениях, которые также проводятся после конференции.

Очень важно будет заранее подготовить четкий график фотосъемок и быстрого распространения постконференционных материалов . Благодаря этому вся встреча может быть записана и отправлена на веб-сайт организатора для использования в будущем. Она будет доступной для людей, которые зарегистрировались позже.

Предоставьте участникам возможность оценить мероприятие и подать заявки спонсорам и экспонентам, соблюдая принципы конфиденциальности. Оцените, какие решения стоит использовать в последующих реализациях, что следует улучшить, каковы сильные и слабые стороны онлайн-конференции. Исходя из этого, подумайте, стоит ли проводить следующую встречу такого типа онлайн или, возможно, следует выбрать гибридный вариант.

Хорошо спланированная и разработанная виртуальная встреча создаст эффективные условия для обучения, увлечет и подарит незабываемые впечатления ее участникам. Она откроет новые образовательные пути, сплотит команду не хуже, чем классические мероприятия.

Как организовать вебинар, прямой эфир или онлайн конференцию. ТОП 5 лучших сервисов для видео-связи в 2020 году. Отличные возможности для небольших мероприятий.