Служебное письмо образец деловой переписки, правила составления

В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами. Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами. Они обеспечивает передачу информации между разными структурными подразделениями компании. Дополнительно, такие документы используют для взаимодействия с другими организациями или государственными органами.

Разновидности деловых писем

Служебные письма необходимо правильно оформлять

Данные документы представлены разными видами, они различаются содержанием, структурой и назначением. Служебное письмо образец делопроизводства, они делятся на исходящие или входящие. В них можно излагать пожелания, требования, претензии или приветствие.

Внимание! При составлении документов учитываются общепринятые правила, применяемые к деловым бумагам.

Письма составляются на обычных листах или фирменных бланках организации. Используют формат А4, но если количество строчек не превышает 7, то применяют формат А5. На каждом документе ставится дата составления.

Классификация и виды служебных писем

Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.

Сопроводительное письмо

Его составляют, когда требуются пояснения к основной документации, присылаемой адресату. В нем приводятся данные о цели составления документа, а также задания, которые обязательны к выполнению в конкретные сроки.

Внимание! Сопроводительное письмо прилагается к документации, не обладающей адресной частью.

В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения. Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания. В тексте обязательно ставится отметка о приложенных документах.

Приглашение

Приглашение можно оформить в свободном стиле

Оно является подвидом письма-извещения. Его можно составлять не на фирменном бланке компании, а на обычном листе. Разрешается использование различных форматов, расцветок и украшений. Часто это орнамент, рисунки, диаграммы или таблицы.

Такой документ составляется конкретному лицу, которого требуется пригласить на событие или мероприятие. Форма обращения зависит от отношений, имеющихся между адресатом и составителем.

Информационное письмо

В него включаются данные официального характера. Такие документы составляются по типовому образцу, а также передаются государственным властям, подведомственным структурам или иным аналогичным предприятиям. Можно включать не только конкретные факты о событиях, но и предложения, советы.

К ним могут прикладываться приложения. Размер текста может составлять несколько предложений или страниц. Подписывается документ директором компании.

Гарантийное письмо

В него включается подтверждение или обязательство.Это может быть оплата выполненных работ, предоставленых услуг, покупка товаров, аренда оборудования. Обязательно указывают сведения о качестве и сроке выполнения работ.

В тексте гарантийного письма содержится обязательство совершить те или иные действия. Например, «гарантируем предоставление юридических услуг» или «оплату отправленных товаров гарантируем». Эти фразы имеют юридическую силу, поэтому считаются важной частью всего текста. Если обязательство связано с оплатой, то составитель включает реквизиты счета, откуда будут перечислены средства.

Подписывается текст руководителем компании, а также главбухом. На документе ставится печать предприятия.

Претензии

По-другому их называют рекламационными письмами. Это деловой документ, содержащий информацию о выявлении каких-либо проблем с товаром или услугой, заявленных в соглашении. Обычно обнаруживаются несоответствия, так как поставленные предметы не обладают параметрами, перечисленными в договоре.

Целью составления документации выступает получение компенсации за понесенные убытки, возникшие в результате нарушения условий контракта. К правилам формирования претензии относится:

1. Составляется исключительно в письменном виде.
2. Отсутствует единая форма, так как для претензии могут быть разные основания.
3. В тексте должны фигурировать конкретные сведения и факты.

К претензиям предъявляются особые требования

В документе укажите следующие данные:

• наименование компании, представленной адресатом;
• адрес организации, к которой предъявляется претензия;
• основания для составления письма, для чего оставляется ссылка на официальный договор, заключенный между двумя участниками;
• предмет документа, для чего указывается нарушенное обязательство;
• доказательства вины адресата, представленные ссылками на договор, фотографиями полученного товара или результатами услуги;
• требования составителя. В письме указывают требования, которые обязательны к выполнению.

Это может быть выплата компенсации, замена товара низкого качества, снижение стоимости предметов, доставка недостающих изделий, возврат суммы, уплаченной за отсутствующий товар, предоставление скидки или расторжение контракта. Наиболее часто запрашивается компенсация, размер которой превышает стоимость неполученных или некачественных товаров. В отдельных случаях запрашивается досрочное расторжение договора. При таких условиях нарушитель забирает товар и возвращает ранее полученную сумму.

Претензия направляется только заказным письмом, а также оплачивается уведомление о вручении. К ней прикладываются бумаги, выступающие доказательством наличия нарушения. Они могут быть представлены договором, накладной, чеками, видеозаписями или свидетельскими показаниями. Приложения перечисляются непосредственно в тексте претензии. Нередко прикладывается даже акт проведенной экспертизы, транспортные документы или рекламационные акты. Фирма, отправившая претензию, сохраняет квитанцию об отправке письма.

Цель составления служебного письма

Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.

Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве. Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре. Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.

Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.

Требования к документам

Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению. Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации.

Структура

Создание делового документа

Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:

Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании.
Доказательная часть. Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии.
Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения.
Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений.

Необходимые сведения

К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:

• дата составления документации;
• порядковый номер;
• ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
• правильное наименование документа;
• название фирмы, являющейся составителем;
• инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
• адрес и ФИО получателя.

Письмо обязательно заверять подписью начальника

Внимание! Если письмо отправляется сразу нескольким адресатам, то первоначально указывается адрес основного получателя, а после перечисляются остальные лица.

Регистрация

Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:

1. Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
2. Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия;
   обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
3. Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
4. Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.

Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.

Заключение

Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц. Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства. В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.

О важности документооборота в делопроизводстве вы узнаете из видео.