Правильное оформление текстовых документов согласно установленным стандартам ГОСТ

ГОСТ по текстовым документам — перечень правил к оформлению различного вида бумаг подтвержденный на законодательном уровне. Соблюдение установленных требований позволит правильно создать документ в соответствии со всеми нормами и соблюсти корпоративную этику в работе.

Для того чтобы правильно составлять текста важно знать первоочередные требования к оформлению, знать некоторые нюансы при составлении таблиц, оформлении приложений, сносок, ссылок и других немаловажных реквизитов документа. Все правила прописаны в специальных ГОСТах, которые могут иметь изменения и поправки, внесенные соответствующим учреждением.

Перечисление требований общего характера

гост на оформление текстовых документовНеобходимые правила представлены в нижеприведенном списке.

  1. Подлинный документ должен соответствовать определенным требованиям качества для того чтобы сделать с него копии в случае возникновения такой необходимости.
  2. Как нужно оформлять:
  • документ, который печатают при использовании печатной машины (размер шрифта 0,25 см);
  • рукописный документ со шрифтом по чертежу (высота букв, цифр не более 0,25 см с использованием черной туши для печатания текста);
  • занесение информации на носители магнитного происхождения;
  • использование различных устройств (печать, графический дизайн).
  1. Вписывание в текстовый документ дополнительной информации (условные обозначения, формулы) от руки при использовании черной пасты, чернил или туши.
  2. Текст составляют на листах бумаги А4, А3 по ГОСТу 2.301. Если же имеется альбом листов, то используется А3.
  3. Обязательные реквизиты:
  • утверждающий, титульный листы;
  • заглавие, содержание;
  • основной текст;
  • приложения;
  • терминология;
  • список (таблицы, сокращения, рисунки, ссылки);
  • указатели по предметам;
  • символы, числовые значения;
  • список литературы, регистрационные изменения.
  1. Титульный лист составляется на первую страницу документа. Заглавие также может считаться началом документа при отсутствии титульного описания. Наличие подписи должностных лиц запрещено.
  2. Содержательная часть обозначается на второй странице посередине листа в виде заголовка с проставлением прописной буквы.
  3. Если же в документе присутствуют перечни терминологий, иллюстраций, сокращений, ссылок, таблиц, то их указывают в конце текста согласно общим правилам и включают в содержательную часть.
  4. В документах соблюдают весь перечень правил оформления, которые прописаны в стандартной документации.

Перечень правил к оформлению сплошного текста в документе

Подробное рассмотрение всех правил представлено в списке ниже.

Как нужно разделять составную часть текста

  1. Основная часть текста.
  2. Использование элементов структуризации.
  3. Основной перечень составляющих текста. Их определение:
  • раздел — первая степень разделения с номером и наличием заголовка;
  • подраздел — составная часть большого раздела имеющая свой номер и подзаголовок;
  • пункт — пронумерованный текст подраздела без заголовка;
  • подпункт — часть пункта, который имеет свой номер.
  1. Новый раздел прописывается с новой страницы.
  2. Большие объемы необходимо разделить в отдельные блоки для более удобной комплектации.
Читайте также:  Стоит ли брать кредит на учебу в ВУЗе и других образовательных организациях

Как правильно оформлять заголовки

  1. В заглавии нельзя делать переносы, а в конце текста не ставятся знаки препинания. Если же название имеет два предложения, то между ними проставляется знак препинания.
  2. Расположение заголовка не предусмотрено внизу листа, если под ним можно написать только 2–3 предложения.
  3. От заглавия до текста разделение в 4 интервала. Рукописное письмо не менее 0,15 см.
  4. Расстояние от заглавия до ближайшего текста раздела не более 2 интервалов, для рукописного письма 0,08 см.

Как нужно нумеровать?

  1. сокращения, используемые в документеНумерация раздела обычными цифрами без проставления знаков препинания с абзаца, и в пределах текста.
  2. Подраздел пронумеровывают числом по порядку в пределах раздела. Номер определяется по нумерации вышестоящих реквизитов с проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся.
  3. В тексте можно проставлять несколько пунктов (раздел, подраздел).
  4. Текст без подразделов предполагает обычную нумерацию по пунктам в последовательном порядке.
  5. Подраздел нумеруют в его границах, номера пунктов состоят из номера других составляющих текста с обязательным проставлением точки. В конце знаки препинания не ставятся (3.2.1).
  6. Подпункты нумеруют в их границах (указывают номер составляющих текста с разделением при проставлении точки). Знаки препинания в конце не проставляют (3.2.2.1).
  7. Если в тексте только пунктуация нумерацию осуществляют в границах текста.
  8. Текстовая часть с наличием одного пункта также нумеруется.
  9. Отдельные блоки начинаются с абзаца.

Как делать правильно перечисление?

  1. Текст имеет перечисление с обязательным проставлением дефиса перед текстом. Дальнейшие данные обозначаются обычными цифрами со скобками. К примеру, а); 1).
  2. Все перечисления должны начинаться с абзаца.

Оформление перечислений требует соблюдения установленных правил прописанных в стандартах.

Как правильно делать оформление формул?

  1. Формулы нумеруют обычными цифрами и записывают их значение при использовании круглых скобок (2).
  2. Если сочетание цифр указывается в приложенной части, то проставляется другая цифра в границах написанного содержимого (А.1).
  3. Поочередные формулы проставляют через запятую, а ссылки прописывают в круглых скобках (4).
  4. Допустима нумерация в границах раздела с указанием номера раздела, порядкового номера формулы с проставлением точки (4.2).

Как правильно писать и оформлять ссылку?

  1. В тексте можно применять ссылки на различные виды источников. Их делают на все реквизиты, которые могут присутствовать в тексте.
  2. В тексте указываются ссылки на стандартные ГОСТы, ТУ (исключение составляют технологии производств), другие бумаги государственного образца.
  3. Документы с реквизитами Ведомства содержат ссылки указанного учреждения.
  4. В текстовой части также могут содержаться ссылки на другие бумаги, которые входят в полный состав представленного пакета.
  5. При наличии отдельных ссылок их оформляют в качестве приложения к тексту.
  6. При оформлении ссылок на ГОСТ, ТУ достаточно только одного обозначения, а для других источников необходимо дополнительно указывать наименование.

Как нужно делать примечание?

  1. Они необходимы для разъяснения информации (текст, иллюстрация, представленная таблица). Оформление после текстовой части с абзаца и большой буквы.
  2. Во введении нельзя указывать какие-либо примечания.
  3. Если же в тексте имеется только одно примечание, то после его написания нужно ставить дефис, а дальнейший текст начинают с большой буквы.
  4. При наличии нескольких примечаний их нумеруют в обычном порядке.

Как делать примеры и сноски?

  1. Текст примера указывается для более подробного объяснения изложенного. Оформление в таком же порядке, как и у примечаний.
  2. Объяснения к тексту разъясняют при помощи сносок. Обозначение обычными цифрами, круглыми скобками и использованием звездочек в качестве замены обычного значения (4 штуки на текст);
  3. Сноски оформляют с новой строки и отделяют их тонкой линией в горизонтальном направлении.
  4. Сноски, относящиеся к таблице, оформляют сразу же внизу под ней.
Читайте также:  Уровень знания английского языка Intermediate: что это и как его достичь

Как в тексте правильно оформляют рисунки и таблицы

  1. Иллюстрации размещают около текста, который разъясняет написанную информацию. Если же материал имеется в отдельном формате, то оформление делают, как приложение.
  2. Для рисунков предназначена обычная нумерация (Рис.3).
  3. При разделении документа дополнительно указывается еще и номер подраздела (Рис. 2.2).
  4. Рисунки в приложения нужно нумеровать в границах данного текста.
  5. Иллюстрации могут содержать дополнительное наименование для более подробного разъяснения (Рисунок 5 – Автозапчасти).
  6. Таблицы необходимы для удобного восприятия информации и внесения различных количественных характеристик сравнительного характера. Их нумеруют обычной нумерацией при использовании арабских цифр.
  7. Нумерация в отдельном порядке предназначена для таблиц и ей присваивается определенное приложение.
  8. Если в тексте имеется только одна таблица указывают обозначение (Табл.1 или же Табл. А.1).
  9. Таблицы нумеруют в границах одного раздела (номер раздела, порядковый номер таблицы с проставлением точки).
  10. Для оформления ссылки при составлении таблицы ее делают отдельно и присваивают другое название.
  11. Заголовки, подзаголовки, связанные по смыслу и состоящие из одного предложения в таблице прописывают со строчной буквы. В других случаях подзаголовки пишут с прописной буквы. Точка не проставляется, а название указывается в единственном числе.
  12. Таблицы со всех сторон ограничивают линиями. Главная строка отделяется отдельной линией, а высота строк не должна превышать 0,08 см.
  13. Таблица размещается после текста и обязательно на нее указывается ссылка в конце страницы. 
  14. При превышении размеров таблицу переносят и указывают соответствующую информацию. Вначале приводят слово «Наименование», а затем пишут «продолжение».
  15. Графы «порядковый номер» не должно присутствовать в таблице, а при необходимости номер указывается перед названием. Нумерация разрешена, если присутствует ссылки в тексте.
  16. Данные в цифрах, которые представлены в различных единицах измерения, указывают в заголовке каждой графы таблицы.
  17. Ограничительные слова пишут после обозначения единиц измерения (Сила тока А, не менее).
  18. Если же нет данных в той или иной графе, то необходимо проставление прочерка в этом месте.
  19. Интервалы цифр в текстовой части обозначают через тире. 
  20. В таблицах допустимо использование ступенчатых линий для того чтобы выделить отдельные части.

Как правильно вписывать сокращения, физические величины

  1. В текстах допустимы определенные виды сокращенных форм:
  • сокращенные видоизменения в часто употребляемых словах (таблица, рисунок, чертеж, максимальный, раздел, подраздел);
  • общепринятые сокращения (другое, прочее, так далее, то есть);
  • сокращения, используемые в документе с указанием полного названия, а в скобках предоставляется сокращенный вариант, который будет использоваться в остальной части документа;
  • сокращенные формы используют при обозначении единиц измерения, других физических величин;
  • программы, различные команды прописывают с использованием обыкновенной латиницы в сокращенной форме;
  • сокращения на иллюстрации, сертификации;
  • применение действующих стандартов при внесении условных обозначений, других знаков и необходимых изображений.

В тексте документа необходимо использовать стандартные физические величины и порядок их обозначения согласно ГОСТ 8.417.

Список основных правил к текстам, который можно разбивать на отдельные графы

Подробная информация обо всех правилах представлена в нижеприведенном списке.

  1. Текстовые документы с текстом, разделенным на графы, подразделяют на составные части без использования обычных правил нумерации.
  2. Название разделов, подзаголовков обозначают заголовками строчными буквами (кроме первой) и делают подчеркивание.
  3. Порядок расположения заголовков регламентируется стандартами СПДС, ЕСКД.
  4. В нижней части текста делают отступ и оставляют место для одной строки.
  5. Нумерация примечаний по всему документу осуществляется согласно установленным стандартам.
  6. В документах со строками запись делается на каждой строчке в одном ряду.
  7. Правила при оформлении каких-либо изменений:
  • в конце страницы делается определенная запись;
  • наличие свободных срок между разделами, подразделами.

Если документ составляется по всем правилам, то в нем оставляют несколько свободных строк для внесения дополнительной информации при появлении такой необходимости.

Если же в графах документа имеется несколько записей, то в других графах запись должна быть на уровне первой строки.

ГОСТ при оформлении текста в оформляемом документе

Основные правила оформления текстовых документов.

Читайте также:  Сколько длятся зимние каникулы у студентов, правила их проведения

Основные правила оформления текстовых документовКак нужно оформлять:

  • размер шрифта (строчный и нежирный Times New Roman, кегель не менее 12);
  • текст выравнивают по ширине;
  • размер абзаца не изменяют во всей текстовой части (1,27 см);
  • использование интервалов;
  • поля (верхнее, нижнее 0,2 см, левое 0,3 см, правое не более 0,1 см);
  • полужирный шрифт не используют;
  • можно использовать различные шрифты для оформления формул, терминологии, ссылок.

Как делать раздел, подраздел:

  • их нумеруют обычными цифрами при соблюдении границ документа;
  • нумерация раздела по всем правилам в границах документа;
  • разделы или же подразделы можно называть заголовками;
  • заголовок начинают с абзаца и большой буквы, не используют подчеркивание;
  • если в заголовке 2 предложения, то их нужно разделить точкой;
  • запрещено переносить слова в заголовке;
  • вводная и заключительная часть не нумеруется.

Как правильно нумеровать страницы:

  • используют обычную нумерацию;
  • титульный лист нумеруют в обычном порядке;
  • в титульной части страница не нумеруется;
  • номер страницы проставляют внизу без знаков препинания.

Что нельзя делать в текстовой части 

Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:

  • нельзя использовать математические знаки перед проставлением минуса в отрицательных значениях (необходимо писать «минус»);
  • применение знака диаметра (необходимо писать слово «диаметр»);
  • использование индексов стандарта (ГОСТ, ТУ) без номера регистрации;
  • перенос части обозначения;
  • неправильная нумерация основных составляющих в документе, так как он автоматически становится недействительным;
  • использование абзацев с различной длиной отступа;
  • в документе нельзя нарушать правила оформления, так как такая бумага будет считаться недействительной со стороны юридических аспектов;
  • все реквизиты документов оформляются по строго установленным правилам (к примеру, в заявлении название указывают строго посередине текста без проставления точки в конце);
  • проставление номера на титульной части, так как он учитывается, но не отображается на первой странице документа.

Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.

В следующем видео быстрое оформление документа за 5 минут:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наши соц. сети
Секреты учебы
Рубрики

© 2020 Выучить Work · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Все для студентов и учащихся.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам:

×