Выучить Work > Как правильно написать пояснительную записку: образец, содержание и правила составления
Как правильно написать пояснительную записку: образец, содержание и правила составления
Пояснительная записка — документ, содержащий основные сведения о какой-либо студенческой работе, бухгалтерской отчетности или рабочей программе. Она составляется студентами и работниками компаний. Важно грамотно оформить этот документ, чтобы он содержал актуальные и нужные сведения. Как правильно написать пояснительную записку, образец которой разработан для разных запросов, должен знать каждый деловод.
Пояснительная записка является документом, в котором указываются основные пояснения по разным ситуациям. Например, она часто составляется студентами, которые приводят главные сведения и содержание дипломной работы. Также она может формироваться бухгалтерами компаний, которые поясняют данные, имеющиеся в бухгалтерской отчетности.
В тексте обязательно приводятся цели и задачи проектов или отчетностей. Описывается объект и предмет исследования.
Виды записок
Существует много разновидностей такого документа. Они отличаются параметрами, предназначением, темой и самим содержанием. Можно выделить следующие виды:
Бухгалтерский учет
Записка к бухгалтерскому балансу. Бухгалтеры должны не только заниматься ведением бухучета, но и формировать пояснения к отчетностям. Пояснительные записки передаются в ФНС или руководству организации. С их помощью можно понять, каковы особенности отчета.
К рабочей программе. Работники образовательных учреждений и других организаций обязаны ежегодно составлять рабочую программу. На основании этого документа осуществляется работа специалистов. Его краткое содержание включается в записку.
В налоговую. Во время налоговых проверок оцениваются бухгалтерские документы и декларации. Нередко инспекторы не могут с помощью официальной документации получить нужную информацию. Поэтому они могут запросить пояснения. В ней бухгалтер фирмы приводит расчет основных показателей, приведенных в отчете.
По убыткам. Если в бухгалтерских отчетностях имеется информация об убытках от деятельности, то ФНС и работодатель могут потребовать пояснения от бухгалтера.
Дополнительно такие же документы делаются к законопроектам, смете, дизайнерскому проекту, штатному расписанию или иным аналогичным бумагам. Нередко документ запрашивается даже относительно деятельности контрагентов. Поэтому работники предприятий и студенты вынуждены периодически давать пояснения в письменном виде. Поэтому важно разбираться в правилах написания этой документации.
Как правильно составить?
Пояснительная записка составляется не только студентами, но и экономистами, бухгалтерами, юристами и другими специалистами. Хотя содержание может значительно отличаться, но пользоваться можно единым алгоритмом. Поэтому учитываются следующие правила:
выбирается деловой стиль изложения информации;
целесообразно пользоваться профессиональными терминами и стандартными оборотами;
не допускается пользоваться стереотипными предложениями, поэтому важно излагать только значимую суть;
не разрешается включать в текст личное мнение;
содержание зависит от цели формирования записки;
если составляется документ на основании запроса из ФНС, то описывается деятельность предприятия, а также указываются данные о ее доходах и расходах;
при составлении пояснения к научной работе приводится информация о цели проекта, его значимости и особенностях;
во время составления документации к техническому проекту указываются технические параметры созданного предмета, область его использования и причины формирования;
если требуется записка к законопроекту, то приводятся его разделы, целесообразность введения и другие значимые моменты.
Важно! От грамотности составления пояснительной записки зависит, как легко люди, читающие данный документ, смогут оценить значимость и ценность самого проекта.
Общие требования
Чертежи к дипломному проекту
При составлении записки обязательно учитываются стандартные требования и условия. К ним относится:
определяются особенности сферы деятельности, в которой работает составитель;
в каждом образовательном учреждении имеется методичка, в которой предъявляются требования к форме и содержанию записок;
составляется документ в печатном виде на листе бумаге стандартного формата;
выбирается полуторный интервал и шрифт 12 размера;
допускается включать в текст списки, а также требуется нумерация страниц;
после каждого раздела можно прикладывать дополнительный материал, а также пользоваться схемами и таблицами.
Важно! Основное требование заключается в легкости чтения, а также в достоверности и актуальности информации.
Особенности составления пояснения к дипломному проекту
Наиболее часто составляется пояснительная записка студентами, которые занимаются написанием диплома. Нередко члены аттестационной комиссии уделяют больше внимания этому документу, а не всему дипломному проекту. Записка содержит сжатые сведения о теме, сути и особенностях диплома. В ней приводятся изыскания выпускника. Поэтому при составлении этого документа учитываются правила:
обязательно в текст включаются выводы и основные моменты проекта;
сведения должны соответствовать проведенному исследованию;
Чтобы не допустить ошибок, рекомендуется сначала сделать план, который утверждается преподавателем. Только после этого составляется непосредственный текст, по которому в будущем формируется рецензия.
Этапы написания
Процесс составления пояснительных записок делится на несколько этапов:
Формирование плана. По нему придумывается оптимальный текст. Все пункты должны располагаться в строгой последовательности. Первоначально заполняется титульный лист, после чего делается аннотация. После включается оглавление и ведение, а только потом идет основной текст, разбитый на отдельные главы. Все листы обязательно нумеруются, а в конце делается заключение и оставляется список литературы. При необходимости прикрепляются приложения.
Создание черновика. Перед формированием актуального текста желательно сделать черновик. Он основывается на целях и задачах, поставленных при написании дипломного проекта. Обязательно оцениваются и анализируются книги, которые использовались студентом. Центральным элементом записки выступает задача научно-исследовательской деятельности, которая должна быть достигнута выпускником. Все выводы, имеющиеся в документе, подкрепляются схемами, таблицами и правильными расчетами.
Написание основного текста. В ведении указывается причина выбора конкретной цели, а также перечисляются поставленные задачи. В заключении приводятся сведения о достижении целей создания проекта. Обычно бакалаврами делается записка на 30 страниц, а для магистров увеличивается объем до 80 страниц. Сюда включается не только текст, но и приложения, титульный лист, рисунки и дополнительные материалы.
От правильности составления данного документа зависит восприятие всей работы аттестационной комиссией.
Для составления документа важно пользоваться требованиями ГОСТа. Для этого применяется единая форма, которая может немного изменяться в зависимости от сферы работы составителя. Но при этом учитываются важные моменты:
приводятся разделы, подразделы и отдельные пункты, если они имеются;
основной текст перечисляет проведенные исследования или проверки, а также достигнутые результаты;
в конце делается вывод, подтверждающий достижение поставленных целей.
Если делается записка бухгалтером, то указываются выявленные расхождения, а также даются пояснения по этой информации. Если анализируется деятельность компании, то приводятся причины появления убытков или неучтенной прибыли. В научных работах допускается пользоваться общепринятыми условными обозначениями.
Заключение
Пояснительная записка может составляться студентами или сотрудниками организаций. Она обладает определенной структурой и содержит актуальную и достоверную информацию. Для ее составления можно пользоваться унифицированной или свободной формой, но по ГОСТу в документ обязательно включаются некоторые пункты, представленные содержанием, введением, основным текстом и заключением.
Подробную инструкцию о том, как оформить пояснительную записку к курсовой работе, вы получите из видео.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.